Aktendigitalisierung mittels Scanner

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Noch vor wenigen Jahren wurden Dokumente erstellt, kopiert und abgeheftet. Mit der zunehmenden Verbreitung von Computersystemen und auch der Nutzung des Internet zur Übertragung von Daten wird die Aktendigitalisierung mittels Scanner immer wichtiger.

 

Dokumente in Papierform

 

Es gibt noch immer Unternehmen, die ihre Dokumente in Papierform in Räumen mit enormer Größe Archivieren. Diese Räume müssen über Jahre hinweg gemietet werden und kosten den Unternehmen Unmengen von Geldern. Mit der Digitalisierung dieser Dokumente in Papierform kann man auf lange Sicht sehr viel Geld sparen. Zudem ist es eine sehr große Erleichterung der Arbeit, wenn man nicht erst lange das Archiv durchforsten muß, um das richtige Dokument zu finden. Durch die Aktendigitalisierung kann man sich diese Zeit sparen und hat schneller Zugriff. Man kann Akten mittels Scanner in

 

  • PDF- Dokumente
  • TIFF- Dokumente
  • Word- Dokumente oder auch als
  • Zeichnungen digitalisieren.

 

Zwar nimmt die Aktendigitalisierung mittels Scanner einige Zeit in Anspruch, aber wenn man die Dokumente erst einmal digitalisiert hat, kann man wiederum sehr viel Zeit sparen. Zudem kann man die Räume der ehemaligen Archive für Dokumente in Papierform an den Vermieter zurück geben, selbst vermieten oder auch anderweitig nutzen.

 

Moderne leistungsfähige Scanner

Auf den modernen und leistungsfähigen Scannern mit den dazu gehörigen Softwarelösungen  kann man schnell und einfach die Papiervorlagen digitalisieren. Viele der Scanner können ganze Stapel von mehreren einzelnen Dokumenten einscannen und in die verschiedensten digitalen Dokumente umwandeln. Für empfindliche Vorlagen gibt es bei den Scannern eine Einzelauflage, um die Vorlage in Dokumentenform zu schonen.

 

Die digitalisierten Dokumente per Aktendigitalisierung braucht man dann nur noch die Daten in die entsprechenden Ordner auf dem Computer zu sortieren und kann dann die Dokumente in Papierform je nach Bedarf vernichten oder anderweitig archivieren. Damit kann man Platz schaffen und mit der Digitalisierung gezielter auf die entsprechenden Daten zugreifen..

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